Jaargang: 2025-2026

1. Inleiding

Wij hechten veel waarde aan jouw privacy. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens wij verzamelen in het kader van LAN-Party Mercurius Aalst, waarom we dit doen en wat jouw rechten zijn.

Deze verklaring dekt zowel de gegevens die je digitaal invult (voor competities) als de gegevens die je fysiek of digitaal opgeeft bij aankomst op het evenement. Wij werken conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wetgeving.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is de feitelijke vereniging:

• Naam Vereniging: Mercurius Aalst
• Contactadres: Welvaartstraat 32, 9300 Aalst
• E-mailadres: mercuriusaalst.studentenclub@gmail.com

3. Welke gegevens verzamelen wij en wanneer?

A. Aanwezigheidsgegevens (Bij aankomst)

Wanneer je fysiek aankomt op het evenement, vragen wij je om je te registreren aan de inkom. Dit is verplicht om toegang te krijgen tot de locatie. Wij vragen hierbij elk van de volgende gegevens afzonderlijk op:

• Voornaam Verplicht Voor identificatie en verzekering.
• Achternaam Verplicht Voor identificatie en verzekering.
• E-mailadres Verplicht Voor unieke identificatie (wordt niet gedeeld).

B. Participatiegegevens (Via Google Forms)

Indien je wenst deel te nemen aan competities of toernooien, dien je je te registreren. Dit gebeurt via Google Forms documenten die beschikbaar worden gesteld via onze website of onze sociale mediakanalen. Hierbij worden de volgende gegevens afzonderlijk verwerkt:

• Username Verplicht Deze naam wordt publiekelijk gebruikt in de toernooischema's.
• Voornaam Verplicht Voor interne controle door de wedstrijdleiding.
• Achternaam Verplicht Voor interne controle door de wedstrijdleiding.
• E-mailadres Verplicht Voor communicatie over het toernooi. Wordt niet publiek gemaakt.
• Steam ID Optioneel Indien ingevuld, wordt dit gekoppeld aan je profiel.
• Discord ID Optioneel Indien ingevuld, wordt dit gekoppeld aan je profiel.
• Riot ID Optioneel Indien ingevuld, wordt dit gekoppeld aan je profiel.

C. Technische Netwerkgegevens (Wifi & Internet)

Indien je tijdens het evenement verbinding maakt met het aanwezige netwerk (bedraad of draadloos), worden bepaalde technische gegevens automatisch verwerkt.

• MAC-adres Technisch Tijdelijke verwerking voor netwerktoegang.

Belangrijk: Deze gegevens worden tijdelijk verzameld en bewaard gedurende het evenement om de verbinding mogelijk te maken. Wij als organisatie (Mercurius Aalst) hebben echter nooit bezit van deze data. Het netwerkbeheer en de dataopslag vallen volledig onder de verantwoordelijkheid van de internetbeheerder: Hogeschool Gent (HoGent). Voor verdere informatie verwijzen wij door naar de privacy policy van HoGent: Privacy Policy HoGent.

4. Waarom verwerken wij deze gegevens?

1. Veiligheid & Verzekering (Aanwezigheidsgegevens): Om de veiligheid van alle aanwezigen te garanderen en te voldoen aan de voorwaarden van onze verzekeringspolis. In geval van calamiteiten (bv. evacuatie) of ongevallen moeten wij een actuele lijst hebben van wie er binnen is.
2. Interne Statistieken (Aanwezigheidsgegevens): Om na afloop te analyseren hoeveel unieke bezoekers we hadden. Deze data wordt geanonimiseerd gebruikt voor rapportering naar sponsors (bv. "Totaal aantal bezoekers").
3. Organisatie Competities (Participatiegegevens): Om toernooien in te delen via Google Forms data, identiteitscontroles uit te voeren bij prijsuitreikingen en spelers aan elkaar te koppelen.
4. Publieke Zichtbaarheid (Participatiegegevens): Om brackets, leaderboards en deelnemerslijsten openbaar te tonen op de website en schermen tijdens het evenement.

5. Openbaarmaking van gegevens (Participatie)

6. Rechtsgronden

• Gerechtvaardigd Belang (Aanwezigheidsgegevens): Wij hebben een gerechtvaardigd belang om te weten wie er in het gebouw is voor veiligheidsredenen, brandveiligheid en verzekeringskwesties.
• Uitvoering Overeenkomst (Participatiegegevens): Om deel te kunnen nemen aan het toernooi, hebben wij je spelersgegevens nodig via het inschrijvingsformulier.
• Toestemming (Optionele ID's): Voor het tonen van je specifieke game-ID's.

7. Delen van gegevens

• Google (Processor): Aangezien wij gebruik maken van Google Forms voor de registratie, worden deze gegevens verwerkt op de servers van Google.
• Sponsors: Ontvangen enkel geanonimiseerde cijfers. Zij zien nooit namen of e-mailadressen.
• Verzekeraar: Enkel bij een concreet schadegeval of ongeval kunnen jouw naam en aanwezigheidsgegevens worden doorgegeven.
• HoGent (Internetbeheerder): Beheert de technische netwerkdata (zoals MAC-adressen) rechtstreeks. Mercurius Aalst heeft geen toegang tot deze database.

8. Bewaartermijn

Wij maken een onderscheid tussen actieve contactgegevens en historische data:

• Aanwezigheidslijst (Verzekering): Wordt vernietigd zodra het evenement is afgelopen en de termijn voor het melden van ongevallen is verstreken (doorgaans 1 maand).
• Contactgegevens Participatie (E-mails): Worden bewaard tot maximaal 2 jaar na het evenement om je eventueel te informeren over volgende edities. Daarna worden deze verwijderd.
• Historische Wedstrijddata (Archief): Gegevens die relevant zijn voor de geschiedenis van het evenement (Naam, Username, behaalde resultaten/ranking en game-ID's) worden voor onbepaalde duur bewaard. Dit doen wij in het kader van ons gerechtvaardigd belang om een historisch archief (Hall of Fame) van het evenement bij te houden.

9. Jouw rechten en Klachten

Je hebt recht op inzage, rectificatie en verwijdering van je gegevens. Wil je dat jouw historische data (zoals je naam in een oude uitslag) verwijderd wordt uit ons archief? Neem dan contact op via mercuriusaalst.studentenclub@gmail.com.

Wij zullen binnen de wettelijke termijn van één maand na ontvangst op je verzoek tot inzage, rectificatie of verwijdering reageren.

Klachten kunnen ingediend worden bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).